TRIẾT LÝ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
Nguồn :
1. Tự động hóa mọi thứ
Hầu hết những đối tượng mà người quản trị quan tâm ngày càng tăng - gồm người dùng, hệ thống hoặc cả 2. Trong nhiều trường hợp , tự động hóa là cách duy nhất để theo kịp sự phát triển. Thông thường, những hoạt động mà được thực hiện trên 1 lần sẽ được xem xét để tự động hóa
Dưới đây là những nhiệm vụ được tự động hóa thường thấy :
- Kiểm tra và báo cáo dung lượng trống của ổ đĩa
- Sao lưu ( Backup)
- Thu thập dữ liệu hoạt động của hệ thống
- Quản lý tài khoản người dùng (tạo , xóa .... )
- Những chức năng mang tính chất kinh doanh đặc trưng ( đẩy dữ liệu mới lên Web, báo cáo định kỳ theo tháng , quý hoặc năm , ....)
Danh sách trên vẫn còn tiếp tục; những chức năng tự động hóa chỉ bị giới hạn bởi ý muốn của người quản trị khi viết các script cần thiết. Trong trường hợp này , lười biếng ( và khiến máy tính làm việc nhiều hơn ) lại là điều tốt.
Tự động hóa mang đến thêm cho người dùng lợi ích của việc nhất quán trong dịch vụ.
Note:
Luôn ghi nhớ trong đầu rằng nếu bạn phải thực hiện việc tự động hóa 1 nhiệm vụ, bạn không phải là người quản trị đầu tiên phải thực hiện việc đó. Đây chính là thế mạnh của phần mềm mã nguồn mở , bạn có thể tận dụng những thứ mà người khác làm để tự động hóa những thủ tục thường tiêu tốn thời gian của mình. Vì thế luôn luôn tìm kiếm trên web trước khi viết những thứ phức tạp hơn 1 đoạn mã Perl nhỏ.
2. Ghi chép lại mọi thứ
Nếu phải lựa chọn giữa việc cài đặt 1 server mới hoặc ghi chép lại việc thực hiện backup, khoảng 1 nửa số người quản trị chọn việc cài đặt server mới. Nếu xảy ra những việc bất thường , bạn phải ghi chép lại những thứ mình làm. Nhiều người quản trị đã bỏ qua việc ghi chép lại vì 1 vài lý do sau:
"Tôi sẽ tìm hiểu vấn đề này sau"
Thật không may , điều này thường không đúng. Kể cả người quản trị đang nghiêm túc , thì bản chất của công việc là những nhiệm vụ hằng ngày thường khá rắc rối để mà "làm việc đó sau". Tệ hơn nữa , càng bỏ qua lâu , người quản trị quên càng nhiều và dẫn đến việc những ghi chép sẽ kém chi tiết (và kém hữu dụng).
"Tại sao lại viết nó ra ? Tôi sẽ nhớ nó"
Nếu bạn không phải là 1 trong số ít cá nhân có khả năng ghi nhớ hình ảnh , bạn sẽ không nhớ nó. Tệ hơn , bạn chỉ nhớ được 1 nửa và không nhận ra mình đã quên cả câu truyện. Điều này sẽ khiến bạn lãng phí thời gian để nhớ lại những gì đã quên hoặc sửa chữa những sai sót do sự thiếu hiểu biết của mình.
"Nếu tôi giữ nó trong đầu, họ sẽ không sa thải tôi - Tôi có 1 công việc được đảm bảo"
Khi làm 1 thời gian , điều này chỉ khiến bạn có nguy cơ mất việc cao hơn. Hãy nghĩ đến l lúc nào đó trường hợp khẩn cấp xảy ra. Bạn không có mặt tại đó , những ghi chép của bạn sẽ giúp người khác giải quyết vấn đề trong những ngày bạn vắng mặt. Và đừng bao giờ quên rằng những trường hợp khẩn cấp có xu hướng xảy vào những lúc mà những người quản lý cấp cao chú ý sát sao. Trong nhiều trường hợp , sẽ tốt hơn nếu những ghi chép của bạn là 1 phần của giải pháp chứ không phải sự vắng mặt của bạn là 1 phần của vấn đê.
Thêm vào nữa, nếu bạn là thành viên của 1 tố chức nhỏ nhưng đang phát triển , sẽ có lúc cần thêm những người quản trị khác. Làm thế nào để những người đó học được những thứ bạn đã làm nếu bạn giữ chúng trong đầu. Tệ nhất là không có ghi chép nào khiến bạn là người không thể thiếu , điều đó dẫn đến bạn khó thăng tiến trong sự nghiệp
Hi vọng rằng bạn đã hiểu được những lợi ích của các ghi chép hệ thống. Điều đó mang đến cho chúng ta câu hỏi: Ghi chép lại như thế nào ? Dưới đây là 1 phần danh sách :
Các chính sách
Người ta viết ra những chính sách để định dạng và làm rõ mối liên hệ với cộng động người sử dụng. Người dùng dễ dàng biết các yêu cầu của họ tơi tài nguyên được hỗ trợ hoặc xử lý như thế nào. Bản chất , phong cách và phương thức phổ biến chính sách sẽ có sự khác nhau giữa các tổ chức.
Các thủ tục
Thủ tục là các bước tuần tự cho 1 hành động để hoàn thành 1 nhiệm vụ nhất định. Các thủ tục được ghi chép bao gồm backup, quản lý tài khoản người dùng, báo cáo sự cố và hơn nữa. Giống với việc tự động hóa , nếu 1 thủ tục được làm nhiều lần , cần phải ghi chép lại.
Các thay đổi
Khối lượng lớn công việc của người quản trị là giải quyết những thay đổi - cấu hình hệ thống để đạt hiệu năng cao, tinh chỉnh script, thay đổi file cấu hình .... Những thay đổi này được ghi chép lại dưới vài kiểu. Nếu không , sau vài tháng bạn sẽ nhận thấy rằng những thay đổi trước là hoàn toàn sai lầm.
1 vài tổ chức sử dụng những phương pháp phức tạp để đánh dấu các thay đổi, nhưng trong nhiều trường hợp 1 ghi chép thay đổi từ lúc bắt đầu là tất cả những gì cần thiết . Tối thiểu 1 entry ghi chép lại gồm :
- Tên viết tắt của người tạo ra thay đổi
- Ngày thay đổi
- Lý do thay đổi
Đây là 1 entry ngắn gọn những có ích :
ECB, 12-June-2002, Updated entry for new Accounting printer (to support the replacement printer's ability to print duplex)
3. Tương tác nhiều nhất có thể
Khi giao tiếp với người dùng , bạn không bao giờ có thể giao tiếp được nhiều. Cần biết rằng 1 thay đổi nhỏ trong hệ thống mà bạn nghĩ sẽ không gây ra ảnh hưởng gì đáng kể có thể hoàn toàn làm xáo trộn sự trợ giúp về mặt quản trị trong nguồn nhân lực
Cách thức mà bạn kết nối với người dùng có thể khác nhau tùy vào từng tổ chức. 1 vài tổ chức sử dụng email; số khác thì sử dụng web nội bộ. Số khác nữa thì sử dụng bảng tin USENET hay IRC. 1 tờ giấy được dính lên các bảng thông báo có thể là đủ ở 1 số tổ chức. Trong trường hợp này , hãy sử dụng bất kì cách nào phù hợp với tổ chức của bạn.
Thông thường, người ta sử dụng cách diễn giải từ trên xuống :
- Nói với người dùng bạn sẽ làm gì
- Nói với người dùng bạn đang làm gì
- Nói với người dùng bạn vừa làm cái gì
Những cái tiếp theo sẽ đi sâu vào những bước trên
3.1 Nói với người dùng bạn sẽ làm gì
Hãy chắc chắn rằng bạn đã gửi những cảnh báo đầy đủ tới người dùng. Những cảnh bảo cần thiết thực tế phụ thuộc vào loại thay đổi ( nâng cấp HĐH sẽ đòi hỏi nhiều thời gian hơn việc thay đổi màu nền màn hình đăng nhập ), cũng tương tự như bản chất cộng đồng người sử dụng ( thay đổi nhiều với người sử dụng có kiến thức chuyên sâu sẽ đơn giản hơn so với những người ít có kiến thức )
1 cách tối thiểu , bạn có thể mô tả những thứ sau
- Bản chất của việc thay đổi
- Khi nào nó sẽ xảy ra
- Tại sao nó xảy ra
- Thời gian kéo dài
- Tác dụng ( nếu có ) mà người dùng mong đợi
- Thông tin liên lạc để họ có thể liên lạc
Dưới đây là những trường hợp trong giả thiết. Phòng Tài Chính gặp vấn đề về việc hoạt động chậm chạp của cơ sở dữ liệu vào 1 số thời điểm. Bạn sẽ tắt server , nâng cấp CPU đời mới , và khởi động lại. Khi điều này được thực hiện , bạn sẽ chuyển database sang dạng lưu trữ RAID. Dưới đây là 1 thông báo cho trường hợp này
Kế hoạch dừng hoạt động của server vào đêm thứ 6
Bắt đầu từ 6 giờ tối ( lúc này là nửa đêm cho các công ty liên kết ở Berlin ) , tất cả các ứng dụng tài chính sẽ dừng hoạt động trong vòng 4 tiếng đồng hồ .
Trong khoảng thời gian này , những thay đổi về phần cứng và phần mềm của server chứa cơ sở dữ liệu của Phòng Tài Chính sẽ được thực hiện. Những thay đổi này sẽ làm giảm đáng kể thời gian cần thiêt để chạy các ứng dụng Accounts Payable, Accounts Receivable , và bảng cân đối tài chính hàng tuần.
Khác với sự thay đổi trong thời gian chạy, hầu hết mọi người sẽ không nhận thấy có sự thay đổi nào cả. Tuy nhiên, những người viết các câu truy vấn SQL của riêng của mình cần phải biết rằng cách sắp xếp của một số chỉ số sẽ thay đổi. Đây là tài liệu trên trang web của công ty trong mạng nội bộ, trên trang Tài chính.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi, ý kiến, hoặc góp ý, xin vui lòng liên hệ người quản trị hệ thống , mã số mở rộng 4321.
Có vài điểm cần chú ý
- Giao tiếp hiệu quả bắt đầu và kéo dài trong suốt quá trình xảy ra thay đổi
- Đảm bảo rằng bạn cung cấp lịch thay đổi phù hợp với mọi người ở bất kì chỗ nào
- Sử dụng các thuật ngữ mà người dùng hiểu. Những người bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi này không quan tâm rằng các mô-đun CPU mới là một đơn vị 2GHz với bộ nhớ cache L2 gấp đôi, hoặc cơ sở dữ liệu đang được sử dụng giải pháp lưu trữ RAID 5.
< Hết phần 1 >
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét